Oft fängt es schon morgens beim Frühstück an. Wir checken die Nachrichten und was auf Facebook oder Instagram läuft, versorgen die Kinder und essen nebenbei unseren Müsli, machen uns fertig und jagen aus dem Haus. Kein guter Start in den Tag. Denn so geht’s den restlichen Tag weiter, wir hetzen von einem Termin zum nächsten, kaum haben wir eine ruhige Minute im Büro klingelt das Telefon oder erscheint ein Popup für eine neue Email.
So jagen wir durch den Tag. In unserem hektischen Alltag jonglieren wir oft viel zu viele Dinge gleichzeitig. Das kann sich im Moment sogar gut anfühlen, wir werden gebraucht und sind immer beschäftigt. Schließlich sind wir nonstop aktiv. Aber irgendwann kommt abends der Punkt, wo wir merken, dass lange noch nicht alle Punkte auf unserer To-Do-Liste abgearbeitet sind. Ach, Morgen ist ja auch noch ein Tag, magst du jetzt denken. Aber der sieht wahrscheinlich genauso aus, das macht auf Dauer nicht glücklich.
Multitasking ist ein echter Produktivitätskiller
Ich war früher stolz darauf ein Multitasker zu sein. Das Gefühl busy zu sein, wenn sich die Welt schneller dreht und der Puls nicht zur Ruhe kommt. Ich war teils richtig aufgekratzt. Aber am Ende kam ich mit meiner Arbeit nicht hinterher und saß noch länger am Schreibtisch. Das führte dazu, dass ich nach Feierabend oft keine Energie mehr hatte und abends reif für die Couch war. Nonstop durch den Tag zu springen kostet Kraft und in meiner Freizeit waren dann die Akkus leer.
Wir können nicht alle Dinge gleichzeitig tun, dazu ist unser Gehirn gar nicht in der Lage. Stattdessen springt es in Sekundenbruchteilen von Aufgabe zu Aufgabe. Das fällt uns vielleicht gar nicht auf, aber teste mal, ob du drei Leuten gleichzeitig zuzuhören kannst. Wenn wir zwischen unterschiedlichen Aufgaben springen, leidet unsere Konzentration. Wir sind nicht voll bei der Sache, dadurch brauchen wir länger und machen schneller Fehler. Wenn wir ständig unterbrochen werden, leidet unsere Konzentrationsfähigkeit.
Was ein Teufelskreislauf ist. Multitasking führt zu Stress, Hektik, Unaufmerksamkeit und Fehlern. Im Grunde leidet unserer Arbeitsqualität darunter und wir brauchen für alles länger. Das führt dazu, dass wir unsere Tageziele nicht erreichen und Überstunden machen. Dadurch leidet die Erholungsphase (Freizeit) und wir starten in den neuen Tag bereits mit nicht optimalen Bedingungen.
Der Mythos vom Multitasking – die Lösung heißt Monotasking
Irgendwann habe ich gemerkt, dass mir die ruhigeren Tage mehr Spaß machen und ich auch viel mehr geschafft bekomme. Natürlich gibt’s bei mir auch noch hektische Tage und Multitasking, aber ich versuche mir immer meine ruhigen Inseln zu schaffen, in denen ich konzentriert arbeiten kann. Wo es keine Ablenkungen gibt und ich in Flow kommen kann.
Die Vorteile vom Monotasking
- Du bist schneller fertig
- Du leistest bessere Arbeit
- Du hast eine geringere Fehlerquote
- Du erledigst Punkte auf deiner To-Do-Liste und bekommst den Kopf frei
- Du bist am Ende des Tages zufriedener
Tipps fürs Monotasking
Mach dir einen Zeitplan
Setz dich am Anfang der Woche hin und mach einen Plan, was du alles erledigen willst. Welche Themen oder Aufgaben haben Priorität. Fasse ähnliche Aufgaben zu Blöcken zusammen. Trenne oberflächliche Arbeit von konzentrierter. Versuche Termine auf bestimmte Tage zu legen. Schaffe dir kleine ruhige Inseln in der Woche für konzentrierte Arbeit. Jetzt trage alle Termine und Zeitblöcke in deinen Kalender ein, sonst füllt er sich von alleine und du bist fremdbestimmt.
Stell dir klare Regeln für Konzentrationsphasen auf
Wenn du nicht gerade ein Manager, Vertriebler oder Bauleiter bist, wirst du deine wertvollste Arbeit in tiefer Konzentration erbringen. Deshalb ist es wichtig, dass du diese Konzentrationsphasen vor äußeren Einflüssen schützt. Der Autor Cal Newport nennt diese Phasen Deep Work* und schaltet jegliche Ablenkungen ab: keine Emails, kein Social Media, kein Internet, keine Anrufe, keine Termine. Für ein paar Stunden klingt er sich komplett aus.
Versuch möglichst viele Störquellen und Ablenkungen zu umgehen. Vereinbare mit Kollegen, dass du für zwei Stunden nicht gestört werden willst und zieh dich zurück.
Hab klare Strukturen
Am einfachsten kannst du ungestört sein, entweder ganz früh morgens oder abends, wenn es sowieso ruhiger im Büro ist. Versuch feste Zeiten für konzentrierte Arbeiten zu schaffen, die werden nach einer Weile besser von deinen Kollegen akzeptiert. Entzerre das Problem, indem du diese Deep-Work-Phasen an einem anderen Ort hast.
Die Zeitblöcke für konzentrierte Arbeit sollten nicht zu lange dauern, erst mit der Zeit wirst du lernen dich länger konzentrieren zu können. Da dies Höchstleistung für dein Gehirn ist, solltest du im Anschluss einfache und oberflächliche Arbeiten machen. Gönn dir ausreichend viele kleine Pausen, damit du dein Energielevel über den Tag halten kannst
Übung ist alles
Konzentration ist Übungssache. Ich weiß noch nach meiner Weltreise ist es mir schwer gefallen, stundenlang an einer Sache dranzubleiben. So habe ich mit kurzen Zeiträumen begonnen und mich wieder langsam gesteigert. Gerade am Anfang ist es enorm wichtig jegliche Ablenkungen auszuschalten. Ein Profi kann bis zu vier Stunden in tiefer Konzentration versinken.
Teste es selber für dich
Beobachte die nächsten Tage aufmerksam wie oft du durch Telefonate, Emails oder Kollegen unterbrochen wirst. Wie es sich anfühlt, wenn dein Tag mit unzähligen Terminen vollgestopft ist. Und wann du am meisten erledigt bekommst.
Es mag sich am Anfang krass anfühlen, der konzentrierten Arbeit so viel Raum zu geben. Und sich gegenüber Kollegen zu rechtfertigen. Aber du wirst schnell merken, was für einen Nutzen du durch Deep Work erfährst und kannst es so besser nach außen argumentieren.
Wenn du einen Job hast, in dem Multitasking auch weiterhin von dir gefordert ist, dann versuch zu mindestens kleine Phasen des Ausgleichs zu schaffen.
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